Pour communiquer aussi bien avec leurs clients et partenaires qu’à l’interne, les entreprises disposent soit de serveurs de messagerie ou soit de solutions hébergées chez un prestataire. Ces systèmes de messagerie n’ont pas pour vocation de stocker un très grand volume de données.
Prenons le cas des fiduciaires, elles doivent en principe conserver pendant 10 ans les documents comptables de leurs clients. L’heure de la digitalisation a sonné et les bureaux remplis de classeurs laissent de plus en plus la place aux documents numériques. Dès lors, l’archive d’emails devient prépondérante pour conserver les échanges entre les parties.
L’archive d’emails doit être considérée comme une extension du système de messagerie actuel déjà mis en place et s’utilisant de la même manière. L’administrateur peut décider quels sont les emails devant être archivés et à quel moment, à partir de quand ceux-ci peuvent être définitivement supprimés de l’archive. L’archivage permet de gérer efficacement un grand volume de données et de fournir à tous les utilisateurs en entreprise un accès facile et rapide aux e-mails archivés.
Quels avantages vous procurent MailStore ?
- Juridiques : Vous pouvez respecter les règlementations en vigueur dans votre métier en matière de délai de conservation des emails et êtes ainsi en conformité avec le cadre juridique. Vous disposez d’un archivage centralisé, complet et inviolable des e-mails pendant une période donnée et êtes capables de les localiser à tout moment
- Protection contre la perte des données : Il arrive que des utilisateurs suppriment des e-mails importants sans s’en rendre compte. L’entreprise perd ainsi chaque jour des données précieuses. L’archivage de tous les e-mails dès la réception ou l’envoi garantit le stockage de tous les e-mails de votre entreprise
- Economiques : MailStore vous permet d’éviter la saturation des serveurs, l’augmentation des coûts de stockage et la complexité des processus de sauvegarde et de restauration. Ces facteurs exerçant de très grandes contraintes sur les services informatiques et leurs budgets
- Amélioration de la productivité : Les utilisateurs de MailStore peuvent accéder à leurs archives en utilisant un add-in pour Microsoft Outlook qui s’intègre parfaitement dans leur environnement de travail habituel
- Interopérabilité : Prise en charge de différents systèmes de messagerie comme Microsoft Exchange 2003 à 2016, Office 365, Google Apps, messagerie clients comme Microsoft Outlook et Mozilla Thunderbird
Parlez-nous de vos problématiques d’archivage email, on adore 🙂
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